Sådan får du forældre til at læse og forstå dine beskeder i Aula

Aula flyder over af diskussioner om sukkerpolitik, børnefødselsdage og information om regnjakker og glemte strikvanter. Er du selv forælder genkender du nok tæppebombningen af information og beskeder på pendanten til Skoleintra.

“Kommunikationen er accelereret. En undersøgelse har vist, at den skriftlige kommunikation mellem skole og forældre, der tidligere kunne rummes i en kontaktbog, i dag ville fylde flere ringbind, hvis man printede den ud.” Skriver BULP.

Derfor er det en god idé for du med klare retningslinjer og viden om, hvad der virker på skrift.

INFOBAs kommunikationskonsulent har lavet en guide til dig, der kommunikerer skriftligt til forældre og personale. Guiden er lavet på baggrund af pædagoger og forældres udsagn om kommunikation til og fra deres dagtilbud.

1. Hvad vil du sige?

Gør dig klart, hvad du vil med din tekst, inden du begynder at hamre løs på tastaturet. Ellers ender du med en lang fortælling som ingen modtager kan finde hoved og hale i. 

Stil dig selv spørgsmålene: 

  • Hvad betyder det helt præcist?  
  • Skal forældrene gøre noget?  

2. Fang de fortravlede forældres opmærksomhed

Smid en god og sigende sætning i overskriften. Skal I på skovtur på tirsdag? Så skriv `Husk regntøj´ i stedet for `skovtur i kommende uge´. Vær konkret.

På den måde kan du hurtigt fortælle, at din besked er vigtig for forældrene at forholde sig til og hvad de skal gøre. Det giver større chance for at de åbner beskeden og forholder sig til budskabet.

Du kan også gøre brug af underoverskrifter, for at gøre en længere tekst mere spiselig. Brug teksten her som eksempel.

3. Volapyk for forældre

Hvem skriver du til? Det lyder måske banalt. Selvfølgelig ved du, hvem du skriver til, du sender jo beskeden til dem. Men der er forskel på at kende Helga, Henriette og Helges navne og så at vide, hvor gamle de er, om de har ét eller flere børn m.m.

Hvorfor er det relevant? Du vil jo bare gerne have dem til at pakke en ordentlig madpakke til junior.

Hvem dine modtagere er, er altid relevant for at du kan tilpasse din kommunikation til deres viden. Er Milla Henriettes første barn, bør du undgå pædagogfaglige udtryk – dem kender hun formodentlig ikke.

Henriette måske også brug for lidt ekstra viden om, hvorfor den madpakke hun giver Milla med i vuggestue, ikke er god nok og hvad hun kan gøre for, at Milla kan blive mere selvhjulpen i frokostsituationen. Henriette vil med sikkerhed gerne gøre det lettere for sin datter at blive selvstændig, hun skal bare forstå hvordan.

.

4. Kom til sagen

Først og fremmest, skriv det vigtigste først. Skal forældrene gøre noget? Er der ændrede datoer for den kommende udflugt?

Ved at skrive dit budskab i de allerførste linjer af din besked, sikrer du, at modtageren når at se og forstå budskabet, inden de giver op på din tekst, zoomer ud og går videre med deres maniske Facebook-scrolleri.

Sørg derudover for kun at hav ét budskab i din tekst. Har du flere, er det bedre at du deler teksten op i afsnit eller sender flere beskeder med hvert sit budskab.

5. Skriv færre ord – dine modtager vil takke dig for det

Kort er godt. Hvorfor? Fordi det er lettere at læse. Jo færre ord, jo færre forstyrrende elementer, der kan lede din modtager væk fra det du gerne vil fortælle.

Sørg for at skrive:

  • Korte sætninger
  • Korte afsnit med få linjer i hvert
  • En så kort tekst så muligt

6. Ensartethed er nøglen

Hvordan kommunikerer personalet i din daginstitution? Hvorfor gør I det på den måde?

Beslut i fællesskab med dine kollegaer, hvilke emner, der tages op med forældrene i garderoben, når de kommer for at hende deres lille pode og hvilke emner, der skrives ud på mail eller i Aula.

Stil derudover efter at sende jeres skriftlige kommunikation ud på bestemte tidspunkter hen over ugen, og sørg for, at den samme type kommunikation altid ligger det samme sted.

7. Ligesom danskstilen i folkeskolen

Læs din tekst, inden du sender den. Det udviser professionalisme og ordentlighed at skrive korrekt, huske kommaer og punktummer og udgå tastefejl. Det gør også teksten lettere at læse og forstå.

Caroline Corfitz Mather er salg og marketingkonsulent hos INFOBA. Hun er udannet i kommunikation og international markedsføring fra CBS.

Hos INFOBA arbejder Caroline med tekstforfatning, kampagner og salg. Hun hjælper derudover med at formulere hjælpetekster i vores IT-løsninger.